Follow-Up-Funnel

was ist ein follow up funnel? ein follow up funnel beschreibt eine sequenz, welche in 4leads mehrere verschiedene aktionen basierend auf zeitlichen bedingungen ausführt follow ups werden einzeln erstellt und finden in kampagnen ihre anwendung somit ist der follow up ein in sich gekapselter prozess, welcher die kampagne übersichtlicher gestaltet und zugleich in mehreren kampagnen angewendet werden kann aufbau eines follow up prozess ein typischer follow up prozess besteht aus einem startzeitpunkt und sogenannten steps (schritte) ein jeder step wird dabei zu einem definierten fixen oder flexiblen zeitpunkt ausgeführt und folgt auf vorhergehende steps bzw den startzeitpunkt des follow up funnel folgend ein beispiel für einen follow up prozess step 1 1 tag vor dem startzeitpunkt wird eine erinnerungsmail gesendet step 2 1 stunde vor dem termin geht eine zweite erinnerungsmail raus step 3 15 minuten vor dem termin folgt eine dritte erinnerungsmail startzeitpunkt der termin bzw das webinar findet statt step 4 das webinar dauert 1 stunde 90 minuten nach start bzw 30 minuten nach ende des termins wird eine dankes e mail an den nutzer gesendet step 5 14 stunden nach start des webinar termins erhält der nutzer eine e mail mit einem entsprechenden angebot, beispielsweise für das geworbene produkt follow up übersicht zur follow up verwaltung gelangst du über e mail marketing > module > follow up folgende möglichkeiten bieten sich dir du siehst alle erstellten follow ups samt informationen name erstelldatum follow up typ status du kannst anhand follow ups anhand des namens suchen gib an, wie viele einträge pro seite gezeigt werden sollen filtere follow ups nach gruppen bearbeite oder lösche bestimme follow ups erstelle einen neuen follow up funnel follow up erstellen follow up anlegen um einen follow up zu erstellen, klicke auf den button neuer follow up funnel follow up funnel name gib deinem follow up einen namen unter diesem wirst du ihn im system und vor allem in kampagnen wiederfinden themenbereiche des e mail funnels gib hier maximal 3 themenbereiche an für mindestens einen dieser muss der kontakt seine einwilligung erteilt haben, damit der funnel gestartet werden kann typ der funnel typ definiert den ablauf des follow ups und seine möglichen funktionen gruppe ordne den follow up einer gruppe zu, um sie besser zuordnen und sortieren zu können typen linear (standard) alle steps im follow up richten sich nach dem startzeitpunkt des follow ups wann der follow up startet, entscheidet die kampagne, in dem er integriert ist terminserie es wird ein fixes datum vorgegeben, nach welchem sich die einzelnen steps richten hierbei können die steps vor oder nach dem startzeitpunkt gestartet werden terminserie um folgendes datum gib hier das datum an, welches den startzeitpunkt des follow ups darstellt variable terminserie je nach kontakt wird ein unterschiedliches datum angegeben und somit die steps variabel vor oder nach dem datum gestartet feld wählen wähle ein feld aus, welches der mittelpunkt der terminserie sein wird hierbei muss es sich um ein feld des typs datumsfeld/zeitpunkt handeln sollte kein feld zur auswahl stehen, so musst du ein entsprechendes zusatzfeld in 4leads anlegen verhalten, falls kein gültiger wert gesetzt follow up nicht starten der follow up wird für den kontakt nicht gestartet startzeitpunkt als feldwert nutzen der zeitpunkt des follow up starts wird für das datumsfeld verwendet fixes datum verwenden es wird auf ein festgelegtes datum gewartet folgendes datum als wert verwenden lege bei dieser option ein fixes datum fest, welches folglich angewendet wird setze bei ungültigem wert ein tag wähle ein tag aus, das der kontakt im falle eines ungültigen wertes erhalten soll klicke auf den button weiter , um das follow up anzulegen und im nächsten schritt zu erstellen follow up einstellungen bearbeiten um die einstellungen deines follow ups zu bearbeiten, klicke auf den button, welcher sich im setup deines follow ups im oberen bereich befindet über diesen gelangst du zu den einstellungen, welche du bereits aus dem erstellprozess des follow up kennst alternativ kannst du die einstellungen auch über die follow up übersicht aufrufen, indem du im entsprechenden eintrag auf den bearbeiten button klickst steps erstellen du siehst nun im linken bereich deinen follow up funnel klicke auf den button neuer step , um einen step hinzuzufügen es öffnet sich in der rechten spalte ein neues formular, in welchem du den step aufsetzen kannst allgemeine einstellungen folgende einstellungen gibt es für jeden follow up typ name funnel step gib deinem step einen eindeutigen namen dieser ist nur für die interne verwaltung gedacht, und wird nicht öffentlich gezeigt ein beispiel für einen step, welcher einen tag vor dem termin ausgeführt wird ist erinnerung 1 tag davor wann funnel step nach gib hier einen zeitraum an, nach welchem der step zum vorhergehenden ereignis im funnel baum startet wähle als einheit zwischen tagen, stunden und minuten gib 0 an, wenn du möchtest, dass der step sofort startet ausführung zu bestimmter uhrzeit bestimmte optional eine genaue uhrzeit, zu welcher der step ausgeführt werden soll aktion email senden wähle eine im system vorhandene e mail aus, welche du versenden lassen möchtest hast du noch keine entsprechende e mail für diesen zweck angelegt, so kannst du hier auch eine über den button oder neue e mail erstellen anlegen e mail versand durch wähle hier die gewünschte versandintegration aus diese muss zuvor entsprechend in 4leads unter integrationen angelegt wurden sein wer öffne das aufklappmenü, falls du die aktion bloß für spezifische kontakte ausführen möchtest nein, keinen filter anwenden der step und die entsprechende e mail aktion wird für alle kontakte ausgeführt, die diesen step erreichen ja, filter aktivieren diese option ermöglicht dir einen filter zu setzen, welcher dafür sorgt, dass die e mail aktion nur für entsprechend gefilterte kontakte angewendet wird alle anderen kontakte erhalten keine e mail terminserie im follow up typ terminserie steht ein festes datum fest, zu welchem der termin startet der step kann hierbei vor oder nach dem gegebenen datum gestartet werden start relativ zum termin gib hier einen zeitraum an, wann der follow up step gestartet werden soll dieser ist relativ zum termin das bedeutet, du kannst den start sowohl vor als auch nach dem termin setzen gib den zeitraum in tagen, stunden, minuten relativ zum termin an wähle aus, ob dieser zeitraum für vor oder nach dem termin gilt verhalten, falls der startzeitpunkt nach geplanten start beschreibt den fall, wenn ein kontakt verspätet dem follow up funnel beitritt, sodass er ein oder mehrere, vorher stattgefundene steps verpasst hat entscheide, was in so einem fall mit diesen steps passieren soll überspringen die bereits vergangenen steps werden nicht nachträglich ausgeführt immer senden verpasste steps werden beim eintreten in den follow up nachträglich sofort ausgeführt variable terminserie die funktionsweise ist die gleiche wie bei der einfachen terminserie , lediglich das fixe datum ist variabel gestaltet es wird für jeden kontakt das datum genommen, welches dieser im entsprechend angegebenen datumsfeld, falls vorhanden, stehen hat somit erhalten kontakte in der regel nicht die e mail zu gleichen zeitpunkt, da sich die datumsfelder unterscheiden können und der start des steps sich entsprechend dadurch ebenfalls unterscheidet der step startet jedoch immer im gleichen abstand zum datum klicke auf den button speichern , um den step anzuwenden step bearbeiten nachdem dein follow up mindestens einen step enthält, kannst du ganz einfach auf diesen klicken, um in der rechten spalte zum bearbeitungsmenü von diesem zu gelangen hier kannst du wie im erstellprozess änderungen vornehmen und dann abspeichern follow up aktivieren/pausieren die einstellung zum aktivieren oder pausieren eines follow ups findest du direkt im follow up in der linken spalte unter dem follow up baum beim erstellen des follow ups ist dieser standardmäßig pausiert und funktioniert nicht, wenn du ihn in einer kampagne einsetzt klicke auf follow up aktivieren , um ihn live zu schalten von dem moment an kann er in kampagnen eingesetzt werden und funktioniert möchtest du einen aktiven follow up pausieren, so klicke an gleicher stelle auf den button follow up pausieren , und der status wird wieder wie im obigen bild dargestellt follow up statistik öffne die follow up übersicht unter e mail marketing > module > follow up und klicke dort in der übersicht auf den entsprechenden follow up eintrag du gelangst zu einer detailseite, auf welcher du die statistiken zu deinem follow up sehen kannst folgende statistiken findest du hier kontakte im funnel gibt an, wie viele kontakt aktuell diesen follow up prozess durchlaufen, sich also derweil in diesem befinden neue starts zeigt dir, wie viele kontakte heute in diesen follow up prozess aufgenommen wurde funnelstarts die gesamtzahl aller kontakte die jemals in diesen follow up funnel aufgenommen wurden und ihn somit gestartet haben weitere follow up details neben der statistik wird auch der follow up prozess an dieser stelle dargestellt solange der follow up pausiert ist, kannst du ihn hier auch bearbeiten oder löschen ist der follow up aktiviert, so ist in dieser zeit keine bearbeitung oder löschung möglich der status kann über den button follow up aktivieren bzw follow up deaktivieren eingestellt werden