Kontakt-Import

wie funktioniert der kontaktimport in 4leads? in 4leads kannst du kontakte mittels tabellen in einer csv datei ganz einfach importieren der import geschieht dabei über die kontaktverwaltung und ermöglicht dir ein flexibles anpassen und zuordnen der kontaktdaten, bevor der import abgeschlossen ist kontakte importieren klicke auf den menüpunkt kontakte im seitenmenü deiner 4leads software, um die kontaktverwaltung zu öffnen unterhalb der kontaktübersicht befindet sich ein grauer button kontakte importieren klicke auf diesen und du gelangst zu einer weiteren unterseite, auf welcher du deine csv datei über den datei hochladen button uploaden kannst so muss deine csv datei formatiert sein die csv datei darf eine größe von 32 mb nicht überschreiten es können maximal 200 spalten pro zeile importiert werden die erste zeile der datei wird stets für die zuweisung der spalten herangezogen und nicht als teil der daten interpretiert der erste datensatz muss somit in der zweiten zeile beginnen findet das system mehr als 2 aufeinander folgende zeilen die leer sind, wird dies als ende des datensatzes gewertet wir empfehlen dringend die datei in utf 8 zeichenkodierung zu speichern jede zeile (außer der ersten) wird als 1 kontakt interpretiert, welcher importiert werden soll csv interpretation sobald du die datei hochlädst, beginnt das system mit der analyse der datei und damit, die bestmöglichen einstellungen vorauszuwählen das system verwendet neben metadaten und formatierung der datei stets die erste zeile des imports, um diese zu erkennen trennzeichen und werteinschließung sowie die zeichenkodierung werden automatisch ausgewählt anhand der vorschau kannst du prüfen, ob die einstellungen gegebenenfalls noch einmal anzupassen sind beachte wird etwas an diesen einstellungen geändert, werden anpassungen an die zuweisung der spalten verworfen trennzeichen gibt an, welche form der trennung die inhalte in deiner csv datei haben wähle hierbei zwischen strichpunkt, komma und tab werte sind eingeschlossen mit wähle hier, wie werte in der csv datei gekennzeichnet sind möglich sind 'einfache' und 'doppelte' anführungszeichen zeichenkodierung bei fehlerhafter darstellung von sonderzeichen kann diese einstellung helfen das problem zu lösen vorschau und zuweisung von spalten in der dargestellten tabelle siehst du alle deine kontakte mit ihren entsprechenden kontakt informationen darunter siehst du, wie viele zeilen und spalten deine tabelle hat sowie die geschätzte, prognostizierte dauer des imports zuweisungen eine zuweisung legt fest, als was der inhalt einer spalte beim kontakt nach dem import angewendet wird stammsatzfeld zusatzfeld tagliste tag ingorieren das system erkennt die zuweisungen der spalten anhand der bezeichnungen, die sich in der ersten zeile der datei befinden gegebenenfalls kannst du aber auch selber festlegen, um was für eine art feld es sich handelt bzw ob diese spalte für den import nicht doch besser ignoriert wird nachfolgend die zuweisungen genauer vorgestellt stammsatzfeld der jeweilige inhalt in der spalte wird als stammsatzfeld für den kontakt in 4leads angelegt, sobald der import fertiggestellt ist über das drop down menü kannst du nun ein stammsatzfeld festlegen, welchem der wert zugewiesen wird zusatzfeld der jeweilige inhalt in der spalte wird als zusatzfeld für den kontakt in 4leads angelegt wähle im drop down menü ein entsprechendes feld aus, dem der wert in der spalte zugewiesen wird tagliste bei dem spalteninhalt handelt es sich um tags diese müssen entsprechend mit dem von dir unter trennzeichen angegebenen text zeichen getrennt sein tag mit dieser option kannst du jedem feld in dieser spalte, welches nicht leer ist, einen bestimmten tag geben dabei ist es nicht wichtig, was in den jeweiligen feld für den kontakt eingetragen ist, es darf nur nicht leer sein in diesem beispiel enthalten die felder so den tag newsletter angemeldet spalte ignorieren möchtest du diese spalte nicht mit importieren, beispielsweise weil sie keine oder ungewollte daten enthält, so wähle diese option aus das symbol ist durch ein kreuz entsprechend gekennzeichnet optionale einstellungen themenbereiche diese option steht deinem account nur zur verfügung, falls du die themenbereiche eigenständig verwaltet (siehe einstellungen) falls du ein oder mehrere themenbereiche auswählst, erhält jeder (neue) kontakt eine freischaltung der gewählten themen es kann eingestellt werden, ob die themenbereiche nur für neue oder alle (auch bereits vorhandene) kontakte des imports angewendet werden kontaktquelle das feld kontaktquelle dient der internen protokollierung und wir empfehlen dir, hier anzugeben, wo deine kontakte genau ihre zustimmung für die themenbereiche erteilt haben so kannst du die situation im falle einer beschwerde genauer zurückverfolgen und die berechtigung einsehen neuer e mail status lege hier fest, welchen e mail status die kontakte in 4leads erhalten sollen es wird empfohlen diesen status nur auf neue kontakte anzuwenden, um die status der bereits vorhandenen kontakte nicht zu überschreiben tags beim import hinzufügen alle importierten kontakte erhalten die hier angegebenen tags du kannst zum beispiel einen tag vergeben, der die kontakte als import kennzeichnet sonstige optionen tags ebenfalls importieren möchtest du alle spalten, die als tag zugewiesen sind, mit importieren, so aktiviere diese checkbox sollen spalten mit tags ignoriert werden und nicht importiert, deaktiviere sie die in den optionalen einstellungen festgelegten tags sind hiervon nicht betroffen tags mit eigenen abgleichen tags in taglisten werden mit aktivierung dieser option anhand des namens mit bereits vorhanden tags verglichen wird ein passendes tag gefunden wird dieses verwendet, anstatt ein neues zu erstellen automationen/aktionen durchführen aktivierst du diese checkbox, so werden beim import entsprechend alle prozesse für den kontakt in 4leads gestartet, welche mit den gegebenen tags/zusatzfeldern für den kontakt verbunden sind falls du sie deaktivierst werden für das setzen von zusatzfeldern und tags aus zuweisungen keine automationen ausgelöst bekannte kontakte überspringen falls aktiviert werden kontakte, die anhand der e mail adresse bereits im system vorhanden sind, vollständig übersprungen bestätigung der berechtigung bestätige an dieser stelle, dass dir für alle zu importierenden kontakte eine einwilligung für den e mail versand besitzt import starten klicke nun auf den button import starten den status des imports siehst du in der rechten, unteren ecke deiner software nach dem import sind entsprechend die von dir übergebenen kontakte importiert und du findest sie in der kontaktverwaltung wieder fehlerprotokoll kann für eine zeile kein kontakt gespeichert oder aktualisiert werden, wird am ende des imports eine protokoll datei zum download angeboten der download link ist 24 stunden gültig hinweis zu microsoft excel speicherst du csv dateien mit dem tabellen programm excel von microsoft, werden die dateien nach unserer erfahrung mit windows 1251/1252 kodiert unser system kann diese verarbeiten bearbeitest du die von excel gespeicherte csv datei allerdings erneut, dann ist das programm nicht in der lage seine eigne kodierung korrekt zu verarbeiten und die kodierung der datei wird dauerhaft zerstört sie ist dann unbrauchbar wir empfehlen daher openoffice als bearbeitungsprogramm