Visitenkarte erfassen

wie funktioniert die visitenkartenerfassung? mit 4leads hast du die möglichkeit, eine visitenkarte zu scannen oder hochzuladen und die darin enthaltenen informationen im system als neuen kontakt zu speichern hierbei gibt es zwei varianten das maschinelle, automatische verarbeiten (ocr) einer visitenkarte das manuelle verarbeiten der visitenkartendaten durch dich tab erfassen dieses tab umfasst die grundlegende erfassung der visitenkarte eines kontakts methode wähle zwischen der automatischen und manuellen visitenkartenverarbeitung aus maschinell (ocr) die maschinelle visitenkartenerfassung nutzt die ocr technologie, mit welcher texte aus dokumenten automatisch erkannt werden können im fall der visitenkartenerfassung lassen sich somit die daten der karte automatisch erfassen und in 4leads eintragen die maschinelle erfassung einer visitenkarte kostet mindestens 2 credits pro seite pro erfasstem feld wird 1 credit von deinem guthaben abgezogen sollte ein feld auf einer karte nicht vorkommen, dann wird es nicht berechnet manuell neben der automatischen visitenkartenerfassung steht dir ebenfalls eine manuelle erfassung durch dich selbst zur verfügung hierbei werden die daten der visitenkarte nach dem scannen/hochladen von dir per hand ins system übernommen der vorteil dieser methode ist, dass sie kostenlos ist optionen das aufklappmenü optionen ermöglicht dir folgendes für deinen neuen kontakt einzustellen formular wählen ein formular, in das er automatisch eingetragen wird themenbereiche freischalten willige den kontakt in einen themenbereich ein tags hinzufügen füge tags zu deinem neuen kontakt hinzu e mail gemäß art 13/14 dsgvo lasse ihm eine e mail zukommen initialer e mail status vergib einen initialen e mail status um deinen kontaktaufnahmeprozess in zukunft effizienter zu gestalten, hast du zwei buttons, welche dir die möglichkeit geben, zeit und aufwand sparen als standard speichern speichere deine einstellungen als standard, sodass sie für alle zukünftigen kontakte, die du manuell einträgst, vor eingestellt sind als vorlage speichern speichere die getroffenen einstellungen als vorlage je nach kontakt kann es verschiedene anwendungsfälle geben du wählst dann lediglich die entsprechende vorlage mit den entsprechenden einstellungen aus und sparst zeit vorlage laden um eine vorlage, also bereits gespeicherte voreinstellungen, zu laden, klicke auf den blauen disketten button unten, rechts in deiner 4leads software es öffnet sich ein menü, in der du die entsprechende vorlage auswählen kannst notizen im zweiten aufklappmenü kannst du notizen zum kontakt erfassen bist du beispielsweise auf einer messe und möchtest den kontakte eintragen, kann es nützlich sein, bestimmte informationen aufzunehmen und im system zu dokumentieren diese werden dann direkt in der aktivität des jeweiligen kontaktes gespeichert und können später weiterverarbeitet werden visitenkarte erfassen entscheide dich, ob du die visitenkarte maschinell oder manuell erfassen möchtest und wähle entsprechend die checkbox aus lade nun die visitenkarte des kontakts über einen der folgenden wege ins system scanne sie mit deiner kamera klicke auf visitenkarte hochladen und lade ein bild davon hoch anschließend erscheint eine box in dieser siehst du deine hochgeladene visitenkarte du kannst nun folgendes machen rückseite hochladen ein weiteres bild hochladen, in dem fall die rückseite der visitenkarte rückseite scannen die rückseite der visitenkarte mit deiner kamera scannen (maschinell, ocr) ansicht das bild der visitenkarte in vergrößerter ansicht anschauen, indem du auf es klickst löschen das hochgeladene bild durch den roten button löschen entfernen die visitenkarte ist jetzt im system und ist für die bearbeitung bereit nachfolgende schritte unterscheiden sich ab jetzt, je nach methode die du für die erfassung gewählt hast maschinelle verarbeitung klicke auf den button zur bearbeitung einreichen die visitenkarte wird nun mittels ocr technologie automatisch ausgelesen du hast die möglichkeit zu entscheiden, ob die rückseite ebenfalls maschinell verarbeitet werden soll oder ausschließlich nur die vorderseite mehr informationen hierzu im kapitel einstellungen/hilfe nach der maschinellen verarbeitung wirst du folgendes erfahren erfolg die karte konnte erfolgreich gelesen werden fehlgeschlagen die karten konnte nicht vollständig gelesen werden folgend werden die vorgehensweisen für beide fälle beschrieben karte lesbar ist die karte lesbar, dann siehst du anschließend die verschiedenen stammfelder deines 4leads accounts die vom system erkannten inhalte der visitenkarten sind entsprechend automatisch in die richtigen felder eingetragen prüfe, ob alles korrekt ist und korrigiere oder ergänze falls nötig folgende aktionen kannst du nach der prüfung tätigen abweisen durch klick auf diesen button und bestätigung des pop ups wird aus den ermittelten daten kein kontakt erstellt und die daten werden gelöscht entstandene verarbeitungskosten werden nicht erstattet bestätigen bestätigst du die daten, wird der kontakt im system erfolgreich angelegt und gespeichert du findest ihn anschließend in deiner kontaktverwaltung die erfolgreiche verarbeitung ist auf der visitenkarten erfassungsseite unter zuletzt erfasst mit informationen zu den kosten und dem verarbeitungszeitpunkt einsehbar ebenfalls kannst du sie im tab listen finden über den button zum kontakt gelangst du zu den jeweiligen kontakt details des erfassten kontakts karte nicht lesbar die visitenkarte konnte vom system nicht interpretiert werden und wurde abgewiesen in diesem fall war die maschinelle erfassung nicht erfolgreich und muss erneut oder manuell erfolgen manuelle verarbeitung klicke auf den button zur bearbeitung einreichen die visitenkarte befindet sich nun im verarbeitungsmodus und kann von dir manuell bearbeitet werden dies geschieht über das tab verarbeitung , welches in einem eigenen kapitel beschrieben ist tab liste im tab liste kannst du die aufgenommenen visitenkarten nun verwalten es gibt verschiedene status, in denen sich eine visitenkarte befinden kann alle karten standardmäßig werden alle karten angezeigt bereit zeigt alle visitenkarten, die zur bearbeitung eingereicht werden können in bearbeitung in diesem status werden die daten der karte gerade vom system ausgelesen prüfen die visitenkarte steht zur manuellen überprüfung bereit abgeschlossen alle eingereichten und überprüften visitenkarten tab einstellungen/hilfe in diesem tab findest du zwei aufklappmenüs mit weiteren informationen premium verarbeitung wenn du dich für diese option entscheidest, kannst du visitenkarten zur bearbeitung einreichen diese werden dann durch unser 4leads team für dich transkribiert sollte es sich um eine größere menge handeln, dann melde dies bitte vorher beim support an generell ist zu beachten, dass es je nach auslastung unserer bürozeiten zu wartezeiten für die bearbeitung kommen kann maschinelle verarbeitung (ocr) die karten werden hierbei meist innerhalb weniger sekunden maschinell verarbeitet bei dieser methode kann es gelegentlich vorkommen, dass einzelne zeichen nicht richtig erkannt werden daher muss der kontakt nach der verarbeitung manuell noch einmal geprüft und dann bestätigt werden einstellungen verarbeitung von rückseiten hier kannst du einstellen, ob die rückseite der visitenkarte ebenfalls verarbeitet werden soll oder nur als bild gespeichert im falle einer bearbeitung fallen hierfür 2 credits an tab verarbeitung wird eine visitenkarte mittels der kostenlosen, manuellen erfassung aufgenommen und anschließend zur bearbeitung eingereicht, so wird sie nicht wie bei der maschinellen methode automatisch gelesen, sondern landet in diesem tab es ist nun deine aufgabe, die daten der visitenkarte manuell zu erfassen und den kontakt anzulegen funktionen pause machen während du den pausenmodus aktiviert hast, werden dir keine neuen visitenkarten zur verarbeitung zugewiesen deaktiviere den pausenmodus, um wieder neue karten zu erhalten zuweisung aufheben alle dir zur verarbeitung zugewiesenen visitenkarten werden freigegeben und dein account bezüglich der verarbeitung in den pausenmodus gesetzt sobald du die pause über pause beenden beendest, kannst du wieder karten verarbeiten zurück stelle die zuletzt verarbeitete visitenkarten wieder her visitenkarte verarbeiten gib hier nun manuell die daten der visitenkarte ein, um den kontakt in 4leads anzulegen e mail füge ein e mail adresse zum kontakt hinzu klicke anschließend auf fertig, um ihn in deinem account als kontakt zu speichern die verarbeitung ist abgeschlossen